Bli kund Annonsera
tisdag 26 januari 2021
Mitt i juridiken
Mitt i juridiken
Läs direkt!
Publicerad: 9 september 2016,

Hur många jurister behöver man?

Det är budgettider världen över och chefsjurister avkrävs budgetar av sina företagsledningar. Den tid då juristavdelningar kunde komma undan med att säga att det inte går att förutsäga en juristavdelnings resursbehov kommer inte igen. Det skriver managementkonsulten Daniel Vamos Fecher i en ny praktikerartikel som handlar om att bemanna en juristavdelning och hur ökad effektivitet uppnås.
Daniel Vamos-Fecher

VERKTYG

»
Skriv ut
»
Tipsa en vän
»
Skriv kommentar

Under lång tid har juristavdelningar ansett att budgetprognoser skulle kunna vara en nyttig övning för andra, men att det knappast var något som den juridiska verksamheten borde underkastas. Man har sagt att det skulle vara otroligt komplicerat, för att inte säga omöjligt, att kunna förutsäga en juristavdelnings resursbehov. Den tiden är förbi och chefsjuristen måste numer förbereda och försvara sin egen budget och sina egna prognoser. Hen lyder dessutom under samma motto som alla andra: ”gör mer med mindre” (eller om vi ska vara generösa, gör mer med oförändrad budget).

De frågor man vill ha svar på är:

- Vilka resurser kräver juristavdelningen idag?

- Hur kan man optimera de resurser som används idag för att kunna göra mer med mindre?

- Vilka resurser kommer den att kräva imorgon om affärsverksamheten utvecklas?

För att kunna mäta en juristavdelnings behov krävs det först och främst att man vet precis vilka arbetsuppgifter som utförs, först därefter kommer frågan om hur utförandet av dessa uppgifter kan optimeras.

Ökad effektivitet uppnås genom en detaljerad analys av arbetet som görs. Analysen bör utföras både utifrån vem som utför uppgiften, samt vilka verktyg det finns för att effektivisera dess utförande.

Vilka resurser behöver din juristavdelning idag?

När en VD frågar sin chefsjurist om exakt hur många jurister som företaget behöver är det ofta svårt för chefsjuristen att ge ett rakt svar, särskilt om VD:n kräver att man ska kunna underbygga svaret med en objektiv analys. Därför är det första steget när man vill optimera sin juristavdelning att kartlägga vad som idag utförs av juristavdelningen.

Konkret gäller det att börja med de stora ansvarsområden en juristavdelning har, från avtalsförhandling till juridisk rådgivning, via det administrativa eller tvisterelaterade arbetet. När man väl har klart för sig inom vilka olika områden juristavdelningen ingriper, måste man ta reda på volymen: hur många distributionsavtal, tvister, uppköp och sammanslagningar förekommer. Sedan bryter man ned varje typ av uppgift i olika ”mikro-uppgifter”. Vi har sett fall där ett distributionsavtal innefattar fler än 70 ”mikro-uppgifter” som exempelvis bokning av telefonmöte och strategimöte med internklient. Därefter gäller det att uppskatta den tid det tar att genomföra ”mikro-uppgiften” i de fall den är enkel, samt den tid det tar att genomföra då den är komplex.

Detta arbetskrävande moment är väl värt mödan då man efteråt vet exakt hur många heltidstjänster det krävs för att utföra arbetet juristavdelningen idag utför. Det ger också chefsjurister möjligheten att göra uppskattningar inför framtiden i samklang med sina internklienters affärsplaner 2-3 år framåt i tiden.

Optimering av resurser

Det är inte förrän man vet exakt vilka uppgifter som utförs som man kan börja reflektera över hur de kan optimeras. För varje uppgift borde man därför ställa sig frågorna: ”Vem utför uppgiften idag och med vilka verktyg?” och ”Vem borde utföra uppgiften imorgon och med vilka verktyg?”

Här nedan är en lista på olika strategier för att säkerställa att uppgifterna utförs så effektivt som möjligt.

Push down – Uppgiften är av en sådan natur att den borde delegeras, antingen till en mindre erfaren jurist, eller till en paralegal/assistent.

Push away – Många uppgifter skulle med rätt verktyg såsom standardavtal, förbestämda tröskelvärden och utbildningar kunna utföras av verksamheten själva. Det handlar om uppgifter/avtal med låg risknivå, där det mervärdet en jurist kan erbjuda är väldigt lågt. Beslutet om vilka uppgifter verksamheten kan utföra kommer att bero på företagets riskbenägenhet samt nivån av standardisering.

Push out – Det finns två huvudanledningar till att man vill anlita en extern advokatbyrå, om man inte räknar med klientsekretessen:

1. Uppgiften är på en sådan nivå att den måste hanteras av en specialist inom aktuellt rättsområde.

2. Uppgiften är en väl avgränsad uppgift utan större mervärde för företaget, men som ändå måste hanteras av en jurist/advokat. Fördelen med väl avgränsade uppgifter är att man kan hitta alternativa prismodeller då man i förhand vet ungefär hur lång tid uppgiften i fråga borde ta och vilket mervärde den representerar.

Pull in – Även om det inte nödvändigtvis är vad man vill höra, finns det uppgifter som idag utförs av andra än jurister som borde, antingen på grund av effektivitetsskäl eller på grund av säkerhetsskäl, utföras av juristavdelningen.

Digitize it - Idag finns det fler och fler verktyg som kan hjälpa jurister att automatisera vissa uppgifter och den digitala transformationen har nått juristerna.

Stop it – Vissa uppgifter borde helt enkelt inte utföras längre.

Allt detta syftar till att öka effektiviteten hos juristavdelningen samt att säkerställa att man i mesta möjliga mån fokuserar på att utföra de uppgifter där man kan bidra med mest mervärde. Vad som är än mer intressant är att man på så sätt objektivt kan bestämma på vad ens begränsade resurser borde läggas. Om man till exempel får svart på vitt att administrativa uppgifter motsvarar 1,7 heltidstjänster. Uppgifter som idag utförs av seniora jurister, blir valet att rekrytera en assistent enkelt. Inte nog med att en assistent är billigare för ett företag, det frigör också tid för juristerna som därefter kan fokusera på de områden där de verkligen har ett stort mervärde.

I korthet hjälper en detaljerad analys av vad juristavdelningen gör chefsjuristen att kunna:

- Uppskatta vilka resurser som behövs idag.

- Förbättra effektiviteten.

- Planera behovet av resurser vid en förändring/utveckling av verksamheten.

- Ta underbyggda beslut angående resursallokering.

- Presentera objektiva argument angående resursbehov.

-----------------------

Daniel Vamos Fecher, Head of Nordics på managementkonsultbolaget Day One

1 TIDIGARE KOMMENTAR
Bob Lee
22 september 2016 17:52

Inget att invända mot artikelns innehåll. Att döma av rubriken tror man sig kunna få ett numerärt svar men ... För många år sedan kunde vi i advokatbranschen konstatera att brukligt var 1 bolagsjurist per 1 miljard i omsättning. Motsvarande ratio för USA ligger på faktor 10, alltså 10 bolagsjurister per miljard i omsättning. Denna "tumregel" synes alltjämt vara relevant idag.

Anmäl inlägg för olämpligt innehåll

Lindahl legal rådgivare till Lindbäcks

Northvolts etablering av en stor batterifabrik i Skellefteå medför behov av att bygga fler bostäder, enligt kommunens beräkningar är behovet cirka 5.000 bostäder fram till 2025.

54 nya advokater

Styrelsen för Sveriges advokatsamfund antog 54 nya ledamöter vid sitt sammanträde den 22 januari.

Två nya domarutnämningar

Regeringen har den 21 januari utnämnt Johan Sanner att vara lagman i Uddevalla tingsrätt och Marie Gerrevall att vara chefsrådman i Vänersborgs tingsrätt.

Foto Inbj

Ett år med snabbare lagföring i brottmål

Stockholms tingsrätt har sedan januari 2020 varit med i försöksprojektet ”Snabbare lagföring” i brottmål. Nu byggs försöksverksamheten ut över hela landet.

Två nya professorer i Stockholm

Den 14 januari 2021 befordrades Eleonora Rosati till professor i immaterialrätt och Karin Åhman till professor i statsrätt vid Juridiska institutionen, Stockholms universitet.

MSA öppnar kontor i Singapore

Den 1 januari öppnade Mannheimer Swartling sitt nya kontor i Singapore.

Byråerna som klienterna rankar högst

Roschier, MAQS, Fylgia och Crusner är vinnare i branschundersökningen Årets  advokatbyrå 2020. 

"Snabbare lagföring" över hela landet

Försöksverksamheten med snabbare lagföring har halverat tiden från polisingripande till avgörande för vissa brott. Inom verksamheten samarbetar flera myndigheter. Nu har den byggts ut över landet.

Foto Vitaliy Pakhnyushchyy

Nya domare

Regeringen har den 14 januari utnämnt fyra domare.

Nya delägare i Lindahl

Två advokater ansluter till byråns kontor i Stockholm som nya delägare.

Ett framgångsrikt år för "snabbare lagföring"

Satsningen på en snabbare lagföring har minskat tiden mellan brott och avgörande. Försöksverksamheten finns nu i tingsrätter över hela landet.

RÅ föreslår böter för pandemibrott

Riksåklagaren föreslår att överträdelser av vissa föreskrifter som kan komma att meddelas enligt den tillfälliga covid-19-lagen ska ge 2.000 kronor i böter vid ordningsbot som utfärdas av polisen.

Ny e-tjänst för digitala handlingar

Den som är part i ett mål i Sveriges Domstolar kan digitalt signera och lämna in handlingar till domstolar och nämnder. Även advokat eller ombud kan företräda dina klienter om du har fullmakt.

Wistrand utser ny delägare

Wistrand Advokatbyrå har utsett Carl Näsholm vid Stockholmskontoret till delägare från och med den 1 januari.

Sju nya delägare i MSA

Mannheimer Swartling har utsett sju nya delägare.

Datainspektionen byter namn

Datainspektionen inrättades som myndighet 1973 och byter nu namn till Integritetsskyddsmyndigheten.

Ny påföljd för unga

Den 1 januari trädde en ny påföljd, ungdomsövervakning, ikraft för unga lagöverträdare som begår allvarliga brott.

Två nya delägare i Eversheds Sutherland

Eversheds Sutherland har utsett Linda Kempe och Jan Österman till delägare.

Granskning av brottsbekämpande myndigheter

Datainspektionen har undersökt vilken förmåga brottsbekämpande myndigheter har att hantera personuppgiftsincidenter och konstarerar att det finns en god beredskap.

Synch och Westermark Anjou går ihop

Advokatbyråerna Synch och Westermark Anjou går samman under varumärket Synch. Fokus kommer även fortsättningsvis att ligga på tech och digital business.

Ny delägare i Setterwalls

Jon Ericsson blir ny delägare i Setterwalls den 1 januari 2021.

MAQS rekryterar bolagsjurist

Jan Svedjebrant ansluter till MAQS Advokatbyrå som strategisk rådgivare.

Norburg & Scherp får ny delägare

Advokat Anina Liebkind ansluter som delägare i Norburg & Scherp Advokatbyrå den 1 februari 2021.

Jag vill ha daglig bevakning av juridiska
nyheter från InfoTorg Juridik.
 
E-post: 
 
 
 
OBS! Om du loggar in kan du lägga upp ett
personligt urval för ditt Nyhetsbrev.
 
Logga in och lägg upp ett Nyhetsbrev.




 
» Logga in automatiskt