Bli kund Annonsera
fredag 29 maj 2020
Mitt i juridiken
Mitt i juridiken
Läs direkt!
Publicerad: 9 september 2016,

Hur många jurister behöver man?

Det är budgettider världen över och chefsjurister avkrävs budgetar av sina företagsledningar. Den tid då juristavdelningar kunde komma undan med att säga att det inte går att förutsäga en juristavdelnings resursbehov kommer inte igen. Det skriver managementkonsulten Daniel Vamos Fecher i en ny praktikerartikel som handlar om att bemanna en juristavdelning och hur ökad effektivitet uppnås.
Daniel Vamos-Fecher

VERKTYG

»
Skriv ut
»
Tipsa en vän
»
Skriv kommentar

Under lång tid har juristavdelningar ansett att budgetprognoser skulle kunna vara en nyttig övning för andra, men att det knappast var något som den juridiska verksamheten borde underkastas. Man har sagt att det skulle vara otroligt komplicerat, för att inte säga omöjligt, att kunna förutsäga en juristavdelnings resursbehov. Den tiden är förbi och chefsjuristen måste numer förbereda och försvara sin egen budget och sina egna prognoser. Hen lyder dessutom under samma motto som alla andra: ”gör mer med mindre” (eller om vi ska vara generösa, gör mer med oförändrad budget).

De frågor man vill ha svar på är:

- Vilka resurser kräver juristavdelningen idag?

- Hur kan man optimera de resurser som används idag för att kunna göra mer med mindre?

- Vilka resurser kommer den att kräva imorgon om affärsverksamheten utvecklas?

För att kunna mäta en juristavdelnings behov krävs det först och främst att man vet precis vilka arbetsuppgifter som utförs, först därefter kommer frågan om hur utförandet av dessa uppgifter kan optimeras.

Ökad effektivitet uppnås genom en detaljerad analys av arbetet som görs. Analysen bör utföras både utifrån vem som utför uppgiften, samt vilka verktyg det finns för att effektivisera dess utförande.

Vilka resurser behöver din juristavdelning idag?

När en VD frågar sin chefsjurist om exakt hur många jurister som företaget behöver är det ofta svårt för chefsjuristen att ge ett rakt svar, särskilt om VD:n kräver att man ska kunna underbygga svaret med en objektiv analys. Därför är det första steget när man vill optimera sin juristavdelning att kartlägga vad som idag utförs av juristavdelningen.

Konkret gäller det att börja med de stora ansvarsområden en juristavdelning har, från avtalsförhandling till juridisk rådgivning, via det administrativa eller tvisterelaterade arbetet. När man väl har klart för sig inom vilka olika områden juristavdelningen ingriper, måste man ta reda på volymen: hur många distributionsavtal, tvister, uppköp och sammanslagningar förekommer. Sedan bryter man ned varje typ av uppgift i olika ”mikro-uppgifter”. Vi har sett fall där ett distributionsavtal innefattar fler än 70 ”mikro-uppgifter” som exempelvis bokning av telefonmöte och strategimöte med internklient. Därefter gäller det att uppskatta den tid det tar att genomföra ”mikro-uppgiften” i de fall den är enkel, samt den tid det tar att genomföra då den är komplex.

Detta arbetskrävande moment är väl värt mödan då man efteråt vet exakt hur många heltidstjänster det krävs för att utföra arbetet juristavdelningen idag utför. Det ger också chefsjurister möjligheten att göra uppskattningar inför framtiden i samklang med sina internklienters affärsplaner 2-3 år framåt i tiden.

Optimering av resurser

Det är inte förrän man vet exakt vilka uppgifter som utförs som man kan börja reflektera över hur de kan optimeras. För varje uppgift borde man därför ställa sig frågorna: ”Vem utför uppgiften idag och med vilka verktyg?” och ”Vem borde utföra uppgiften imorgon och med vilka verktyg?”

Här nedan är en lista på olika strategier för att säkerställa att uppgifterna utförs så effektivt som möjligt.

Push down – Uppgiften är av en sådan natur att den borde delegeras, antingen till en mindre erfaren jurist, eller till en paralegal/assistent.

Push away – Många uppgifter skulle med rätt verktyg såsom standardavtal, förbestämda tröskelvärden och utbildningar kunna utföras av verksamheten själva. Det handlar om uppgifter/avtal med låg risknivå, där det mervärdet en jurist kan erbjuda är väldigt lågt. Beslutet om vilka uppgifter verksamheten kan utföra kommer att bero på företagets riskbenägenhet samt nivån av standardisering.

Push out – Det finns två huvudanledningar till att man vill anlita en extern advokatbyrå, om man inte räknar med klientsekretessen:

1. Uppgiften är på en sådan nivå att den måste hanteras av en specialist inom aktuellt rättsområde.

2. Uppgiften är en väl avgränsad uppgift utan större mervärde för företaget, men som ändå måste hanteras av en jurist/advokat. Fördelen med väl avgränsade uppgifter är att man kan hitta alternativa prismodeller då man i förhand vet ungefär hur lång tid uppgiften i fråga borde ta och vilket mervärde den representerar.

Pull in – Även om det inte nödvändigtvis är vad man vill höra, finns det uppgifter som idag utförs av andra än jurister som borde, antingen på grund av effektivitetsskäl eller på grund av säkerhetsskäl, utföras av juristavdelningen.

Digitize it - Idag finns det fler och fler verktyg som kan hjälpa jurister att automatisera vissa uppgifter och den digitala transformationen har nått juristerna.

Stop it – Vissa uppgifter borde helt enkelt inte utföras längre.

Allt detta syftar till att öka effektiviteten hos juristavdelningen samt att säkerställa att man i mesta möjliga mån fokuserar på att utföra de uppgifter där man kan bidra med mest mervärde. Vad som är än mer intressant är att man på så sätt objektivt kan bestämma på vad ens begränsade resurser borde läggas. Om man till exempel får svart på vitt att administrativa uppgifter motsvarar 1,7 heltidstjänster. Uppgifter som idag utförs av seniora jurister, blir valet att rekrytera en assistent enkelt. Inte nog med att en assistent är billigare för ett företag, det frigör också tid för juristerna som därefter kan fokusera på de områden där de verkligen har ett stort mervärde.

I korthet hjälper en detaljerad analys av vad juristavdelningen gör chefsjuristen att kunna:

- Uppskatta vilka resurser som behövs idag.

- Förbättra effektiviteten.

- Planera behovet av resurser vid en förändring/utveckling av verksamheten.

- Ta underbyggda beslut angående resursallokering.

- Presentera objektiva argument angående resursbehov.

-----------------------

Daniel Vamos Fecher, Head of Nordics på managementkonsultbolaget Day One

1 TIDIGARE KOMMENTAR
Bob Lee
22 september 2016 17:52

Inget att invända mot artikelns innehåll. Att döma av rubriken tror man sig kunna få ett numerärt svar men ... För många år sedan kunde vi i advokatbranschen konstatera att brukligt var 1 bolagsjurist per 1 miljard i omsättning. Motsvarande ratio för USA ligger på faktor 10, alltså 10 bolagsjurister per miljard i omsättning. Denna "tumregel" synes alltjämt vara relevant idag.

Anmäl inlägg för olämpligt innehåll

Var tionde incident är ett it-angrepp

Datainspektionen publicerar en rapport som analyserar de personuppgiftsincidenter som orsakas av olika former av it-angrepp.

Carler ändrar verksamhetsmodell

På advokatfirman Carler har de yngre delägarna har tagit över stafettpinnen och driver verksamheten vidare, i en lite förändrad tappning och som ett true partnership.

Nya domarutnämningar

Regeringen har den 14 maj utnämnt åtta nya domare, varav tre lagmän.

Foto Andrey Popov

Digitala förhandlingar fortsätter öka

Förra veckan genomfördes drygt 3.000 videokonferenssamtal från förhandlingssalar runt om i landet, vilket är en fördubbling jämfört med förra året.

Foto Dan Burch

Kamera- bevakning i hyreshus granskas

Datainspektionen ska undersöka hur ett kommunalt bostadsbolag i Uppsala gjort den rättsliga bedömning som krävs för att få kamerabevaka i trapphus.

Fel publicera känsliga personuppgifter

Datainspektionens granskning visar att Hälso- och sjukvårdsnämnden i Region Örebro län gjort fel vid publicering av känsliga personuppgifter på regionens webbplats om en patient som är intagen på rättspsykiatrisk klinik.

28 nya advokater

Advokatsamfundet har antagit 28 ledamöter och 15 advokater har trätt ur samfundet. 

Foto Syda Productions

Jurist blir generaldirektör

Professor Per Bergling har utsetts till generaldirektör och chef för Myndigheten för familjerätt och föräldraskapsstöd.

Sanktionsavgift mot servicecenter

Datainspektionen utfärdar sanktionsavgift på 200.000 kronor mot Statens servicecenter för att ha dröjt med att underrätta Datainspektionen och berörda myndigheter om en personuppgiftsincident.

Krav på advokaters vidareutbildning tas tillfälligt bort

Kravet på vidareutbildning för advokater tas tillfälligt bort under 2020 för att underlätta advokaters situationen under coronaepidemin.

Foto Uppsala universitet

Anne Ramberg ordförande för Uppsala universitet

Regeringen har utsett ledamöter till Uppsala universitets styrelse och ny ordförande blir Anne Ramberg, tidigare generalsekreterare i advokatsamfundet. 

Ny delägare i Kastell

Katarina Mild har valts in i Kastell som delägare och kommer närmast från rollen som chefsjurist på Tengbom.

Foto Patrik Svedberg

Nya advokater

Advokatsamfundet har antagit 45 nya advokater den 16 april.

Ny delägare i Linklaters

Linklaters globala delägare har valt Rasmus Kindlund till ny delägare.

Granskning av felskickade mejl

Polisen har anmält personuppgiftsincidenter till Datainspektionen som rör mejl som oavsiktligt hamnat hos fel mottagare. Datainspektionen ska nu granska Polisens rutiner.

Jag vill ha daglig bevakning av juridiska
nyheter från InfoTorg Juridik.
 
E-post: 
 
 
 
OBS! Om du loggar in kan du lägga upp ett
personligt urval för ditt Nyhetsbrev.
 
Logga in och lägg upp ett Nyhetsbrev.




 
» Logga in automatiskt