Bli kund Annonsera
måndag 14 oktober 2024
Mitt i juridiken
Mitt i juridiken
Läs direkt!
Publicerad: 9 september 2016,

Hur många jurister behöver man?

Det är budgettider världen över och chefsjurister avkrävs budgetar av sina företagsledningar. Den tid då juristavdelningar kunde komma undan med att säga att det inte går att förutsäga en juristavdelnings resursbehov kommer inte igen. Det skriver managementkonsulten Daniel Vamos Fecher i en ny praktikerartikel som handlar om att bemanna en juristavdelning och hur ökad effektivitet uppnås.
Daniel Vamos-Fecher

VERKTYG

»
Tipsa en vän

Under lång tid har juristavdelningar ansett att budgetprognoser skulle kunna vara en nyttig övning för andra, men att det knappast var något som den juridiska verksamheten borde underkastas. Man har sagt att det skulle vara otroligt komplicerat, för att inte säga omöjligt, att kunna förutsäga en juristavdelnings resursbehov. Den tiden är förbi och chefsjuristen måste numer förbereda och försvara sin egen budget och sina egna prognoser. Hen lyder dessutom under samma motto som alla andra: ”gör mer med mindre” (eller om vi ska vara generösa, gör mer med oförändrad budget).

De frågor man vill ha svar på är:

- Vilka resurser kräver juristavdelningen idag?

- Hur kan man optimera de resurser som används idag för att kunna göra mer med mindre?

- Vilka resurser kommer den att kräva imorgon om affärsverksamheten utvecklas?

För att kunna mäta en juristavdelnings behov krävs det först och främst att man vet precis vilka arbetsuppgifter som utförs, först därefter kommer frågan om hur utförandet av dessa uppgifter kan optimeras.

Ökad effektivitet uppnås genom en detaljerad analys av arbetet som görs. Analysen bör utföras både utifrån vem som utför uppgiften, samt vilka verktyg det finns för att effektivisera dess utförande.

Vilka resurser behöver din juristavdelning idag?

När en VD frågar sin chefsjurist om exakt hur många jurister som företaget behöver är det ofta svårt för chefsjuristen att ge ett rakt svar, särskilt om VD:n kräver att man ska kunna underbygga svaret med en objektiv analys. Därför är det första steget när man vill optimera sin juristavdelning att kartlägga vad som idag utförs av juristavdelningen.

Konkret gäller det att börja med de stora ansvarsområden en juristavdelning har, från avtalsförhandling till juridisk rådgivning, via det administrativa eller tvisterelaterade arbetet. När man väl har klart för sig inom vilka olika områden juristavdelningen ingriper, måste man ta reda på volymen: hur många distributionsavtal, tvister, uppköp och sammanslagningar förekommer. Sedan bryter man ned varje typ av uppgift i olika ”mikro-uppgifter”. Vi har sett fall där ett distributionsavtal innefattar fler än 70 ”mikro-uppgifter” som exempelvis bokning av telefonmöte och strategimöte med internklient. Därefter gäller det att uppskatta den tid det tar att genomföra ”mikro-uppgiften” i de fall den är enkel, samt den tid det tar att genomföra då den är komplex.

Detta arbetskrävande moment är väl värt mödan då man efteråt vet exakt hur många heltidstjänster det krävs för att utföra arbetet juristavdelningen idag utför. Det ger också chefsjurister möjligheten att göra uppskattningar inför framtiden i samklang med sina internklienters affärsplaner 2-3 år framåt i tiden.

Optimering av resurser

Det är inte förrän man vet exakt vilka uppgifter som utförs som man kan börja reflektera över hur de kan optimeras. För varje uppgift borde man därför ställa sig frågorna: ”Vem utför uppgiften idag och med vilka verktyg?” och ”Vem borde utföra uppgiften imorgon och med vilka verktyg?”

Här nedan är en lista på olika strategier för att säkerställa att uppgifterna utförs så effektivt som möjligt.

Push down – Uppgiften är av en sådan natur att den borde delegeras, antingen till en mindre erfaren jurist, eller till en paralegal/assistent.

Push away – Många uppgifter skulle med rätt verktyg såsom standardavtal, förbestämda tröskelvärden och utbildningar kunna utföras av verksamheten själva. Det handlar om uppgifter/avtal med låg risknivå, där det mervärdet en jurist kan erbjuda är väldigt lågt. Beslutet om vilka uppgifter verksamheten kan utföra kommer att bero på företagets riskbenägenhet samt nivån av standardisering.

Push out – Det finns två huvudanledningar till att man vill anlita en extern advokatbyrå, om man inte räknar med klientsekretessen:

1. Uppgiften är på en sådan nivå att den måste hanteras av en specialist inom aktuellt rättsområde.

2. Uppgiften är en väl avgränsad uppgift utan större mervärde för företaget, men som ändå måste hanteras av en jurist/advokat. Fördelen med väl avgränsade uppgifter är att man kan hitta alternativa prismodeller då man i förhand vet ungefär hur lång tid uppgiften i fråga borde ta och vilket mervärde den representerar.

Pull in – Även om det inte nödvändigtvis är vad man vill höra, finns det uppgifter som idag utförs av andra än jurister som borde, antingen på grund av effektivitetsskäl eller på grund av säkerhetsskäl, utföras av juristavdelningen.

Digitize it - Idag finns det fler och fler verktyg som kan hjälpa jurister att automatisera vissa uppgifter och den digitala transformationen har nått juristerna.

Stop it – Vissa uppgifter borde helt enkelt inte utföras längre.

Allt detta syftar till att öka effektiviteten hos juristavdelningen samt att säkerställa att man i mesta möjliga mån fokuserar på att utföra de uppgifter där man kan bidra med mest mervärde. Vad som är än mer intressant är att man på så sätt objektivt kan bestämma på vad ens begränsade resurser borde läggas. Om man till exempel får svart på vitt att administrativa uppgifter motsvarar 1,7 heltidstjänster. Uppgifter som idag utförs av seniora jurister, blir valet att rekrytera en assistent enkelt. Inte nog med att en assistent är billigare för ett företag, det frigör också tid för juristerna som därefter kan fokusera på de områden där de verkligen har ett stort mervärde.

I korthet hjälper en detaljerad analys av vad juristavdelningen gör chefsjuristen att kunna:

- Uppskatta vilka resurser som behövs idag.

- Förbättra effektiviteten.

- Planera behovet av resurser vid en förändring/utveckling av verksamheten.

- Ta underbyggda beslut angående resursallokering.

- Presentera objektiva argument angående resursbehov.

-----------------------

Daniel Vamos Fecher, Head of Nordics på managementkonsultbolaget Day One

Välbesökt mässa för blivande jurister

Juridiska Föreningen vid Stockholms Universitet har hållit i den 43:e upplagan av Juristdagarna, Nordens största arbetsmarknadsmässa för blivande jurister.

Foto TOMAS PICH

Öppet hus på Malmö tingsrätt

Lördagen den 19 oktober håller Malmö tingsrätt öppet hus för allmänheten. Det arrangeras rättegångsspel och aktiviteter under dagen.

Förändrad skolmat inte diskriminering

Diskrimineringsombudsmannen, DO, har beslutat att inte inleda tillsyn till följd av de anmälningar som har inkommit med anledning av att individer nekats skolmat i form av annat kött än fläsk.

Åtalas för mordför-beredelser i Danmark

En 16-årig pojke åtalas för förberedelse till mord och stämpling till mord och en annan 16-åring för medhjälp till förberedelse till mord. Samtidigt väcks bevistalan mot en 14-årig flicka för med-hjälp till samma brott samt förberedelse till mord.

DLA Piper nyanställer

DLA Piper har anställt Alicia Ehn, Kim Bergman och Emma Brolund vid sitt kontor i Stockholm.

Foto Igor Stevanovic

Nya domarutnämningar

Regeringen har den 10 oktober utnämnt sex nya domare.

Roschier får ny MP

Johan Sidklev blir ny Managing Partner på Roschier.

DOMARBLOGGEN

Spännande arbete på förvaltningsrätten

I veckans inlägg på Södertörns tingsrätts Domarblogg berättar Olle Persson om hur det är att arbeta som föredragande jurist på Förvaltningsrätten i Stockholm.

Foto Europeiska unionens domstol

Ny svensk EU-domare

Fredrik Schalin tar nu över som svensk domare i EU-domstolens högsta instans.

Ekobrottsmyndigheten får ny generaldirektör

Den 1 oktober tillträdde Rikard Jermsten som ny generaldirektör för Ekobrottsmyndigheten.

DOMARBLOGGEN

Om utvisning efter brott

I det det senaste inlägget på Domarbloggen berättas om vilka överväganden som domstolen måste göra innan ett beslut fattas om utvisning på grund av brott enligt de nya skärpta reglerna.

DLA Piper nyanställer

Kristina Dunbring ansluter som Managing Associate till advokatbyrån DLA Piper i Stockholm.

Ny generaldirektör för Integritetsskyddsmyndigheten

Eric Leijonram har tillträtt som generaldirektör och chef för Integritetsskyddsmyndigheten. Han kommer närmast från en tjänst som chefsjurist på Finansinspektionen.

Digitalt förordnande- system införs

Nacka tingsrätt inför ett digitalt förordnande-system för offentliga biträden i mål och ärenden.

Jurist ny GD för Jämställdhetsmyndigheten

Regeringen har beslutat att anställa juristen Lise Tamm som ny generaldirektör för Jämställdhetsmyndigheten.

Två nya justitieråd

Regeringen har den 26 september utnämnt Mikael Westberg och Mathias Säfsten att vara justitieråd i Högsta förvaltningsdomstolen.

DOMARBLOGGEN

Nya förverkanderegler

En rad nya ändringar rörande reglerna för förverkande träder snart i kraft och om dessa handlar det senaste inlägget på Domarbloggen.

Foto ANDREY POPOV

Åtgärder behövs för nya advokatbyråer

Advokatsamfundet har nu presenterat sin granskning av ”unga advokatbyråer”, enligt vilken det behövs åtgärder för att stärka regel-efterlevnaden hos nyblivna advokaters byråer.

Förundersökning mot politiker läggs ned

Förundersökningen mot riksdagsledamoten Richard Jomshof avseende hets mot folkgrupp läggs nu ned.

Grovt dataintrång

Irans säkerhetstjänst har genomfört en special-operation mot mål i Sverige. Genom ett grovt dataintrång tog hackare över en svensk sms-tjänst och skickade 15 000 meddelanden med uppmaningar om hämnd mot koranbrännare.

Foto Piotr Adamowicz

Unikt åtal för brott mot mänskligheten

En 52-årig kvinna åtalas för folkmord, brott mot mänskligheten och grov krigsförbrytelse i Syrien. Det är första gången som åtal för brott mot mänskligheten väcks i Sverige.

Foto Nagy-bagoly Arpad

Utökad budget för upphandlingstillsyn

Konkurrensverket får ökade resurser för en förstärkt upphandlingstillsyn. Det framgår av budgetpropositionen för 2025.

Jag vill ha daglig bevakning av juridiska
nyheter från InfoTorg Juridik.
 
E-post: 
 
 
 
OBS! Om du loggar in kan du lägga upp ett
personligt urval för ditt Nyhetsbrev.
 
Logga in och lägg upp ett Nyhetsbrev.




 
» Logga in automatiskt